Personeelsdossier
Een goed personeelsdossier is onmisbaar. Niet alleen in goede tijden waar zaken in het kader van doorstroom gemakkelijk terug te vinden zijn. Zeker ook in tijden waarin gereorganiseerd moet worden of waarbij ontslag dreigt. Is er sprake van een arbeidsconflict, dan is een personeelsdossier van groot belang. Partner Personeel & Organisatieadvies kan u behulpzaam zijn bij het opzetten en onderhouden van uw personeelsdossiers.
Kostenbesparend
Een goed personeelsdossier kan in geval van ontslag doorslaggevend zijn bij de hoogte van de ontslagvergoeding die u moet betalen. En wanneer u het echt voor elkaar heeft, kunt u zelfs zonder ontslagvergoeding te betalen, ontslag aanvragen via het UWV.
De kern
Uit alles moet blijken dat uw medewerker op de hoogte is van de verwachtingen en eisen die gesteld worden aan het functioneren. U hebt dit voldoende besproken en vastgelegd. Mogelijkheden hiervoor zijn ook het functieprofiel of de functie- en taakomschrijving. Verder is de medewerker aantoonbaar op de hoogte van de regels binnen uw organisatie. Eventueel hebt u een personeelshandboek of huishoudelijk reglement toegevoegd aan de arbeidsovereenkomst.
Wat bewaart u?
In het personeelsdossier bewaart u
- Alle feitelijke gegevens zoals: ID kaart, NAW-gegevens, de CV, kopie van diploma's, de arbeidsoverenkomst, een bewijs dat u het organisatiemodel of de functie- en taakomschrijving hebt verstrekt en natuurlijk de gegevens omtrent pensioenregelingen of de salarisadminsitratie zoals loonstroken en jaaropgaven.
- Verslagen van functioneringsgesprekken, beoordelingsgesprekken, correctiegesprekken, verbeterplannen.
- Gegevens omtrent ziekteverzuim, ziektemeldingen etc.
Kleine werkgevers en het personeelsdossier
Kleine ondernemers onderschatten vaak het belang van een goed personeelsdossier. Door de wijzigingen in de wet werk en zekerheid is dit echter heel belangrijk geworden. Door de diverse wijzigingen is de wereld van het arbeidsrecht ingrijpend veranderd. Het bijhouden van het functioneren van werknemers en het opleidingsbeleid zijn sinds 1 juli 2015 van cruciaal belang. Het personeelsdossier heeft een nog belangrijkere rol gekregen dan dat het al had.
De valkuil bij MKB ondernemingen
Bij veel kleinere ondernemers worden gesprekken niet vastgelegd omdat er sprake is van een informele sfeer. De ondernemer realiseert zich niet dat het aanbieden van opleiding een wettelijke plicht kan zijn. Een goed onderhouden personeelsdossier beschermt zowel de werknemer als de werkgever.
Het personeelsdossier wordt vaak gezien als een instrument voor de werkgever, maar een goed personeelsdossier is ook van belang voor de werknemers. De werknemers moet inmiddels doorwerken tot hun 67ste, en om dat te kunnen blijven doen zullen zowel werkgever als werknemer met elkaar in gesprek moeten blijven over de opleidingsplicht, technische ontwikkelingen in het bedrijf en de duurzaam inzetbaarheid.
MKB'er en personeelszaken
In de Wet Werk & Zekerheid worden eigenlijk drie dingen geregeld; een betere rechtspositie voor de flexwerker, ontslag wordt sneller en goedkoper en de WW is erop gericht om mensen weer sneller aan het werk te krijgen. Maar er kleven ook nogal wat haken en ogen aan deze veranderingen. De kleine werkgever, die over het algemeen hartstikke druk is met zijn corebusiness moet nu ook P&O er worden. Een haast onmogelijke rol gezien de tijd en deskundigheid die dit vergt.
Het personeelsdossier bijhouden, door correspondentie en gespreksnotities te verzamelen, is wel een must geworden. Ook de werknemer dient dit voor zichzelf bij te houden.
Wat kunnen wij voor u doen?
U kunt het onderhoud van het personeelsdossier uit handen geven aan Partner Personeel & Organisatieadvies. U kunt bij ons een abonnement afsluiten waarbij wij periodiek de zaken voor u regelen. Zo weet u zeker dat de personeelsdossiers altijd op orde zijn en dat u hier mee niet in de problemen komt.
Meest gelezen artikelen
- Veelgemaakte fouten bij aanleggen personeelsdossier.
- Kopie paspoort werknemer in het personeelsdossier?
De eerste stap
Wilt u zich geen zorgen meer hoeven te maken over uw personeelsdossier of andere personeelszaken? Sluit een abonnement af bij Partner Personeel en Organisatieadvies.
