Op welke vergoeding heeft een werknemer recht?
Op welke vergoedingen heeft een werknemer recht naast zijn salaris. Wij zetten al deze vergoedingen voor u op een rijtje. Enkele vergoeding zoals de verhuiskostenvergoeding lichten wij uitgebreider toe.
Vergoeding van de kosten medewerker
Buiten de werkkostenregeling die voorziet in de onbelaste geschenken zoals het personeelsuitje etc. komen er meer vergoedingen voor binnen het bedrijf. Vaak zijn dat kosten die de medewerker maakt om zijn werk goed te kunnen vervullen, hierbij moet men denken aan maaltijdvergoeding, lunchvergoedingen, overnachtingen etc.
Deze vergoedingen kunnen in beginsel door de werkgever vergoed worden zonder dat dit wordt belast. Daarnaast zijn er ook bepaalde vergoedingen vrijgesteld, waarbij gedacht wordt aan uitgaven die de medewerker niet als beloning ervaart.
Vergoeding arbeidskosten is geen loon
Een stelregel is dat de vergoeding voor arbeidskosten niet behoren tot het loon voor zover zij redelijk zijn en dienen om de kosten te dekken die noodzakelijk zijn voor het nakomen van de verplichting uit de arbeidsovereenkomst.
Een vaste onkostenvergoeding? Mag dat?
Het behoort tot de mogelijkheden om een vaste onkostenvergoeding te geven ter dekking van meerdere kosten, maar dan dient men als werkgever rekening te houden met de volgende aandachtspunten:
Vooraf vergoeding: inschatting kosten
- Men moet kunnen aan tonen dat er een redelijke verhouding bestaat tussen de verschillende kosten die worden vergoed en de kosten die daadwerkelijk worden gemaakt. Hiervoor zal nodig zijn dat de werkgever geregeld nagaat of de onkostenvergoeding niet bovenmatig is, door van bepaalde medewerkers een overzicht van hun kosten te verlangen.
- Tevens dient men de onkostenvergoeding apart overeen te komen, oftewel de werkgever dient de medewerker uitdrukkelijk recht te geven op een bepaalde kostenvergoeding.
- Hoewel een onkostenvergoeding vaak na het maken van de kosten gegeven wordt, kan dat ook vooraf. In dat geval wordt een redelijke schatting gemaakt van de uitgaven en krijgt de medewerker vooraf een vergoeding.
Verkeersovertredingen: boete voor werknemer
Voor verkeersovertredingen geldt dat de boete voor rekening van de medewerker komt wanneer de boete op zijn naam is gesteld. Neemt de werkgever een verkeersboete van de medewerker voor zijn rekening, dan geniet de medewerker voordeel, wat belast is voor de loonbelasting. Deze kosten van de werkgever zijn geen kosten voor de onderneming, wat als zodanig ook niet aftrekbaar is .
Belastbaar inkomen en vergoedingen
De vergoeding van bepaalde kosten worden binnen bepaalde grenzen niet tot het loon gerekend. Dat betekent dat deze vergoedingen niet meetellen bij het belastbaar inkomen van de medewerker, waardoor hierover geen loonbelasting en premies volksverzekering worden ingehouden. Zijn er bovendien geen premies werknemersverzekeringen verschuldigd, dan wordt dit vermeld.
Overzicht van mogelijke vergoedingen
Hier vindt u een overzicht van mogelijke vergoedingen:
- Reiskostenvergoeding en carpoolen.
- Vergoeding voor de premies van een ongevallenverzekering die de medewerker betaalt en welke de risico’s bij het werk dekken.
- Vergoeding voor het dragen van de kosten voor het bijwonen van cursussen voor medewerkers die een rol hebben bij de zorg voor de veiligheid op het werk. Vrijgesteld tot maximaal € 3,65 per les.
- Vergoeding voor vakliteratuur.
- Vergoeding voor studie.
- Vergoeding voor kosten die de medewerker maakt omdat hij door zijn werk er een tweede onderkomen op na moet houden. Daarbij gaat het om de kosten voor inwoning, overnachtingskosten of huur van kamer of woning. Deze kosten zijn maximaal voor twee jaar vrijgesteld.
- Vergoeding van de werkgever die dient om de kosten van contributie van een werknemersvereniging te dekken.
Loon in natura: opleiding, beweging
In plaats van het geven van een vrijgestelde vergoeding aan de medewerker, kan de werkgever ook zaken verstrekken. Dat loon in natura is op vergelijkbare wijze onbelast. Bij loon in natura gaat het bijvoorbeeld om investeringen die de medewerker beschermen tegen gevaren bij het werk, aanschaf apparatuur, outplacement, bedrijfsfitness, verstrekken van goederen die het bedrijf zelf maakt, cursussen, congressen.
Reiskostenvergoeding
Een medewerker die zakelijke ritten met zijn eigen auto maakt kan een onbelaste onkostenvergoeding van € 0,19 per kilometer krijgen. Dit is een vergoeding voor alle kosten die met autorijden te maken hebben. In plaats van deze kilometervergoeding kunnen ook de werkelijke kosten vergoed worden, wanneer alle declaraties aan de werkgever worden verstrekt en bij de loonadministratie worden bewaard.
Verhuiskostenvergoeding medewerker
Een medewerker kan voor een onbelaste verhuiskostenvergoeding in aanmerking komen. Dit recht bestaat, als de medewerker binnen de eerste twee jaar van zijn dienstverband verhuist en daardoor binnen 10 kilometer over de gebruikelijke weg van zijn werk komt te wonen of de reistijd minimaal 25 kilometer “en” meer dan 60 % korter wordt.
Doet voorgaande zich niet voor maar hangt de reden om te verhuizen wel samen met het werk, dan bestaat er mogelijk ook recht op de belastingvrije vergoeding van de verhuiskosten. Overleg met de belastingdienst is dan aan te raden.
Niet meer dan 12% van het totale loon
De vergoeding die belastingvrij betaald kan worden is € 7.750,–, echter niet meer dan 12 % van het totale loon over een jaar, inclusief vakantietoeslag en andere beloningen waarvan vooraf vast staat hoe hoog ze zijn. De medewerker hoeft niet aan te tonen dat hij werkelijk deze verhuiskosten heeft gemaakt. Boven op dit onbelaste bedrag mag de werkgever een belastingvrije vergoeding geven ter hoogte van de kosten voor het vervoer van het huisraad.
Voor deze kosten geldt weer wel dat ze aangetoond moeten worden, bijvoorbeeld met een kopie van de rekening welke de medewerker aan de werkgever heeft gegeven.
Verwante informatie
HRM Advies
Partner Personeel & Organisatieadvies biedt personeelsadvies en organisatieadvies. Wilt u meer informatie? Neemt u dan contact met ons op.
