Hoe lang moet een personeelsdossier bewaard worden?
Hoe lang dient een personeelsdossier bewaard te worden en welke gegevens moeten in het personeelsdossier opgenomen worden? Wij lichten toe ..
In dit artikel vindt u:
- Bewaartermijn personeelsdossier
- Wat moet er in het personeelsdossier
- Mag een werknemer het personeelsdossier inzien?
Waarom een personeelsdossier?
Door de komst van de Wet Werk en Zekerheid zijn de regels rond ontslag ingrijpend gewijzigd. Daarom is het belangrijk om een goed personeelsdossier te hebben, het belang hiervan is toegenomen. Over het algemeen bewaar je als werkgever hierin een hoop zaken: de sollicitatiebrief, een verslag van een functioneringsgesprek, ziekmeldingen, een waarschuwing of een geboortekaartje. Maar de vraag is wat mag er eigenlijk in, en hoe lang mag of moet je het bewaren?
Bewaartermijn personeelsdossier
Voor het bepalen van de bewaartermijn worden twee criteria gehanteerd. Zolang een medewerker in dienst is, is het voldoende om het personeelsdossier regelmatig op te schonen zodat het actueel blijft. Een waarschuwing van 10 jaar geleden heeft geen enkel toegevoegde waarde dus overzichten van vakanties, adreswijzigingen en andere verouderde overzichten kunnen in de prullenbak.
Medewerker uit dienst
Uiteraard moet u wél een aantal zaken bewaren als een werknemer uit dienst gaat. Vroeger gold er een algemene bewaartermijn van zeven jaar, maar sinds de invoering van de Wet Bescherming Persoonsgegevens zijn er strengere regels gesteld rond het bewaren van persoonlijke gegevens. Gegevens in het personeelsdossier mogen niet langer dan twee jaar na uitdiensttreding worden bewaard, behalve wanneer ze nodig zijn aan om wettelijke verplichtingen te voldoen. Concreet is de bewaartermijn:
• 7 jaar: Gegevens uit de salarisadministratie die van fiscaal belang zijn.
• 5 jaar: Loonbelastingverklaringen en kopie van het identiteitsbewijs van de ex-werknemer.
• Direct of ten hoogste 2 jaar: Alle overige informatie. Gegevens die u niet meer nodig hebt zoals cv, sollicitatiebrief, overzichten van vakantie, getuigschriften, overzichten van ziekteverzuim, verslagen van functioneringsgesprekken.
Wat mag en moet in het personeelsdossier?
Het personeelsdossier is bedoeld om informatie te bewaren die nodig is voor de bedrijfsvoering en administratie. In ieder geval mogen altijd de ‘normale’ persoonsgegevens in het dossier zoals naam, adres, BSN, salaris, opleidingen en geboortedatum. Daarnaast mogen stukken zoals officiële waarschuwingen en verslagen en correspondentie over het functioneren in het dossier bewaard worden. Je bent verder verplicht om in je administratie een kopie van een identiteitsbewijs van je werknemer te bewaren.
Verder zitten in een juist personeelsdossier de actuele gegevens op basis waarvan een werkgever zijn beslissingen over de werknemer kan onderbouwen, of het nu om een salarisverhoging gaat of om ontslag. Ook kunnen in personeelsdossier zaken bewaard worden m.b.t. klachten, waarschuwingen, verzuimfrequentie, kopie identiteitsbewijs of persoonlijke aantekeningen. Zaken m.b.t. medische gegevens, seksuele geaardheid, ras, politieke voorkeur en godsdienst mogen niet worden opgenomen.
Mag een werknemer het personeelsdossier inzien?
Uiteraard heeft de werknemer het recht te worden geïnformeerd over welke gegevens verzameld worden. Daarom is het verstandig om te vermelden welke gegevens worden opgenomen in het personeelsdossier. Het inzage recht is In artikel 35 van de Wet bescherming persoonsgegevens geregeld. Het uitgangspunt is dat werknemers met redelijke tussenpozen om inzage kunnen vragen van de persoonsgegevens die over hen zijn verwerkt. Als een werknemer een verzoek hiertoe doet, moet de werkgever binnen vier weken een volledig overzicht van de verwerkte gegevens verstrekken. Na inzage kan de werknemer verzoeken om het aanvullen of verwijderen van bepaalde gegevens. De werkgever hoeft hieraan alleen mee te werken als de gegevens feitelijk onjuist zijn, onvolledig zijn of niet relevant voor het doel waarvoor ze worden verwerkt.
Verwante informatie
Advies
Partner Personeel & Organisatieadvies kan u behulpzaam zijn bij het opzetten van uw personeelsdossiers maar ook bij de begeleiding van de ontslagaanvraag.
