Functioneringsgesprekken voorbereiden
Functioneringsgesprekken, wie kent ze niet. De één kent ze als functioneringsgesprekken, de ander als loopbaangesprekken, eindejaar gesprekken of misschien wel als beoordelingsgesprekken. Veel bedrijven hebben dit soort gesprekken op hun agenda staan, de één omdat de Ondernemingsraad het wil, de ander omdat de Personeelsmanager het een toegevoegde tool vindt of omdat het bij collega bedrijven ook wordt gedaan.
Doel
Het wel of niet houden van functioneringsgesprekken of andersoortige gesprekken binnen het bedrijf is natuurlijk een eigen keuze. Bij die keuze heeft men wellicht een weloverwogen redenen, en die redenen hebben wellicht een doel. Dus als men als bedrijf de keuze heeft gemaakt om functioneringsgesprekken te houden dan mag men er ook vanuit gaan dat men het doel helder heeft, want zonder doel geen doelpunten, en hoe men dat doel wil bereiken.
Serieus punt
Belangrijk is, om zowel van de invoering als uitvoering, er een serieus punt van te maken. Doet men dit niet dan zal het van korte duur zijn. In die korte duur kan het, wellicht onbedoeld, veel frustratie opleveren bij de medewerkers, binnen de organisatie en bij de bedenkers. Of het opleveren van veel frustratie moet het doel zijn, dan is het wellicht gelukt.
Waarom?
Het begint natuurlijk al met jezelf als bedrijf de vraag te stellen, wat wil ik ermee en waarom wil ik het. Vervolgens kijk je welk instrument het beste past bij het bedrijf, de cultuur binnen het bedrijf en bij de uitvoerenden. Is die keuze eenmaal weloverwogen gemaakt dan is het belangrijk om de totale organisatie goed te informeren om een ieder aan boord te houden. Bij het voeren van functioneringsgesprekken zijn er een paar goeden stelregels, waarbij een wederzijdse voorbereiding één van de belangrijksten is, geen voorbereiding geen succes, geen succes wel frustratie.
Voorbereiding
Recent hebben wij aan de zijlijn mee mogen kijken bij een bedrijf waar voor het eerst de functioneringsgesprekken plaatsvonden. Ondanks de aanbevelingen om de betrokken werknemers op tijd te informeren wanneer de gesprekken zouden plaatsvinden, het verzoek om na te denken over punten die zij graag zouden bespreken en het kenbaar maken welke punten de leiding wil bespreken, kwamen wij er al snel achter dat er van voorbereiding geen sprake was. Het enigste wat bekend was, de datum wanneer deze zouden plaatsvinden.
Formulier
Tijdens het eerste gesprek werd aan de hand van een gedegen formulier getracht lijn te brengen in het gesprek, echter bij elk onderwerp moest door de leiding nagedacht worden wat men met de medewerker wou bespreken. Al snel kwamen wij tot de conclusie dat men van, de hak op de tak, de onderwerpen besprak en soms weer terugkeerde naar een reeds afgesloten deel omdat men nog wat te binnen schoot. De inbreng van de werknemers was bijna nihil alleen op elementaire zaken als opnemen van verlof of melden van afwezigheid kwam reactie. Bijna geen van de werknemers had zich voorbereid, liet het over zich heenkomen en ging weer aan het werk Ja, de functioneringsgesprekken hebben plaatsgevonden, het bedrijf heeft één van zijn doelen behaald, het invoeren van functioneringsgesprekken. Echter het was een duidelijk buitenspel doelpunt.
Ook hier is het bezin eer gij begint.
Verwante informatie
HRM Advies
Partner Personeel & Organisatieadvies biedt organisatieadvies aan MKB bedrijven. Wilt u meer informatie? Neemt u dan contact met ons op.
