Geef inhoud aan het functioneringsgesprek
Veel leidinggevenden hebben veelal geen zin in het voeren van de jaarlijkse functioneringsgesprekken. Leidinggevenden zien de functioneringsgesprekken als een bureaucratische instrument opgelegd door de directie. Ook medewerkers klagen vaak dat deze gesprekken nutteloos zijn.
Serieuze aanpak
Vaak komt dat omdat leidinggevenden maar wat doen en de gesprekken niet serieus aanpakken. Dit heeft gevolgen voor de betrokkenheid van de medewerkers bij deze gesprekken. Een goede voorbereiding en door te luisteren naar elkaar kan het functioneringsgesprek verbeterd worden. Serieus aanpakken van functioneringsgesprekken kan de organisatie veel opleveren, dus de moeite waard om het goed op te pakken.
Voorbereiding is belangrijk
Omdat functioneringsgesprekken vaak worden gezien als een bureau jaarlijks terugkerende exercitie, wordt er te weinig tijd besteed aan de voorbereiding. Gebrek aan voorbereiding vermindert de waarde van het gesprek. Tijdens de voorbereiding moet niet alleen aandacht worden besteed aan concrete resultaten maar ook aan de boodschap die de leidinggevenden mee willen geven aan de medewerker. Met welk gevoel of boodschap moet de medewerker de deur uitgaan?
Zorg voor een goede locatie
Houd functioneringsgesprekken in een ruimte die een vertrouwelijk gesprek mogelijk maken. Kies indien mogelijk voor een kleinere kamer met een ronde tafel. Indien dit niet mogelijk is, ga dan dicht bij elkaar zitten. Zorg ervoor dat de medewerker op zijn gemak is. Daarvan wordt het gesprek effectiever.
Open met de agenda
Stel medewerkers op hun gemak door hen te laten weten wat ze kunnen verwachten tijdens het gesprek. Uiteraard hangt deze agenda mede af van welke informatie er beschikbaar is. Een globale agenda ziet er als volgt uit: prestaties in het verleden, huidige prestaties, doelen en doelstellingen voor de komende periode en het persoonlijke ontwikkelingsplan. Besteed tijdens het gesprek aandacht aan zaken die goed gingen en zaken die minder goed gingen. Maak er ten aanzien van de doelstellingen en het ontwikkelingsplan een open dialoog van.
Moedig discussie aan
Een functioneringsgesprek mag nooit eenrichtingsverkeer zijn. Dit is het moment om het eigen standpunt duidelijk te maken én om uit te vinden wat de medewerkers er zelf van vinden. Wat vinden zij dat er goed is gegaan, wat is er minder goed gegaan, hoe kan men dat verbeteren. Kijkend naar de doelstellingen voor de komende periode, vraag welke ondersteuning men daarbij nodig heeft, welke vaardigheden men verder moet of wil ontwikkelen en welke kennis hebben ze nodig om doelstellingen te behalen en om hun loopbaanontwikkeling vorm te geven.
Complimenteer waar toepasselijk
Laat medewerkers blijken dat je hun prestaties waardeert. Uitzonderlijke prestaties mogen erkend worden, vaak een uitgelezen moment om medewerkers nog eens te laten blijken dat men tevreden is.
Aarzel ook niet om problemen op te pakken.
Een functioneringsgesprek is een moment om een medewerker te prijzen, maar het is ook een goede gelegenheid om medewerkers die problemen hebben ondervonden te helpen bij het aanpakken van die problemen. Uiteraard moeten die problemen direct worden op- en aangepakt op het moment dat deze zich voordoen. Als prestaties achterblijven of als ongepast gedrag wordt vertoond moet daarop actie worden ondernomen. Wacht daar niet mee tot een functioneringsgesprek. Maak dus tijd vrij voor een goede voorbereiding en toon compassie tijdens het gesprek.
Verwante informatie
HRM Advies
Partner Personeel & Organisatieadvies biedt organisatieadvies aan MKB bedrijven. Wilt u meer informatie? Neemt u dan contact met ons op.
