Gedegen advies uitbrengen als OR
Op de juiste weg naar een gedegen advies van de OR Als Ondernemingsraad kan men met enige regelmaat een adviesaanvraag ontvangen in het kader van de Wet op de Ondernemingsraden. De meest voorkomende adviesaanvragen vallen onder artikel 25, het adviesrecht of artikel 27 het instemmingsrecht. Zoals de naam al zegt, de ene gaat om het advies de ander om de instemming.
Als Ondernemingsraad kan het best lastig zijn om tot een goed en gefundeerd advies te komen. Enerzijds de complexiteit, anderzijds de persoonlijke emotie of groepsemotie. Daarom bieden wij de handvatten aan waarmee wij samen met de Ondernemingsraad stapsgewijs tot een goed onderbouwd advies komen.
Uitgangspunt bij begeleiding
Ons uitgangspunt bij het begeleiden van de Ondernemingsraad gebeurt altijd aan de hand van de adviesaanvraag.
Vaak is dit een voornemen van de bestuurder (directie) om een wijziging in de organisatie of een wijziging in zijn beleid door te voeren. Voor het beoordelen van de adviesaanvraag doorlopen wij samen met de Ondernemingsraad een aantal fasen, het bespreken en duidelijk krijgen van de exacte vraag, het beoordelen en inwinnen van de noodzakelijke informatie (vaak in meerdere termijn en er vervolgens een besluit over nemen.
Voorstel bekijken en een beeld vormen
Wij starten dan ook om samen met de Ondernemingsraad het voorstel goed te bekijken en ons er een goed en helder beeld van te vormen. Dus wat wordt er nu echt aan de Ondernemingsraad gevraagd? En over welk voorgenomen besluit vraagt de bestuurder om advies?. Ook willen wij helder zien te krijgen of de vraag wel onder het juiste het adviesrecht hoort of dat het bijvoorbeeld valt onder het instemmingsrecht hoort.
Daarna is het belangrijk om te bekijken of de aanvraag compleet is, dus kunnen wij de volgende vragen al beantwoorden. Wat is het voorgenomen besluit, waarom wordt het besluit genomen, wat zijn de gevolgen van het besluit duidelijk en hoe worden de gevolgen ondervangen?
Geen willekeurig besluit
Dit is niet een willekeurig iets maar dit staat geformuleerd in artikel 25.3 van de Wet op de Ondernemingsraden (W.O.R.). Als wij samen met de Ondernemingsraad van mening zijn dat er nog informatie ontbreekt dan zullen wij deze ontbrekende informatie opvragen bij de bestuurder, net zo vaak totdat wij van mening zijn dat de informatie volledig is.
Onomkeerbare beslissingen
Een ander belangrijk punt is de check op tijdigheid. Een adviesaanvraag met een voorgenomen besluit moet dan ook een adviesaanvraag waaruit blijkt dat het een voornemen is en dat het besluit nog niet is ten uitvoer is gebracht. Er mogen met betrekking tot het besluit dus nog geen onomkeerbare beslissingen zijn genomen.
Als het goed is vraagt de bestuurder met de adviesaanvraag aan de Ondernemingsraad wat men van het voorgenomen besluit vindt. In deze fase gaan wij dan ook gezamenlijk bezig om helder te krijgen of men voor of tegen is, hoe staat het individuele OR lid erin, welke emoties spelen er, om het transparant te houden stellen wij dan ook samen de toetsingscriteria vast.
Toetsingscriteria formuleren
Soms lijkt ingewikkeld om toetsingscriteria te formuleren, maar eenmaal mee bezig valt het wel mee. Bij het formuleren van toetsingscriteria gaan wij aan de slag met de vraag waar het voorstel aan moet voldoen?
Duidelijke visie formuleren helpt
Vaak blijkt dat Ondernemingsraden met een duidelijke eigen visie makkelijker tot overeenstemming komen over de in te zetten toetsingscriteria dan ondernemingsraden die weinig tijd hebben ingeruimd voor het formuleren van een eigen visie. Het aantal toetsingscriteria kan sterk variëren en hangt veelal af van het voorgenomen besluit, wel dienen ze goed geformuleerd te worden. Uiteindelijk moet de Ondernemingsraad het een zinvol criterium vinden om de adviesaanvraag op te toetsen.
Voldoet het voorstel aan de criteria
Nadat de criteria zijn geformuleerd gaan wij over tot de toetsing waarbij het voorgenomen besluit (het beleid) wordt naast de criteria gelegd. Uit onze ervaringen blijkt dat vrijwel nooit aan alle criteria wordt voldaan. Men moet zich dan ook afvragen of het voorstel in voldoende mate aan de criteria voldoet of niet, of aan de belangrijkste criteria, of niet.
En als er dan voldoende informatie is komt het moment om te gaan werken aan het uiteindelijke advies. Vaak komen wij nog adviezen tegen met de begin teksten van Ja mits... of nee, tenzij...
Beargumenteren van het besluit
Maar het besluit dat een ondernemingsraad neemt hoeft dus niet altijd een positief of negatief advies te zijn. Wel is het belangrijk dat de Ondernemingsraad inhoudelijk goed kan beargumenteren waarom er een ja of een nee is gegeven. Door een juiste beargumentering geeft de Ondernemingsraad de bestuurder extra informatie die kan leiden tot een uiteindelijk beter besluit.
Pas op met de "Ja, mits..." formulering want in de meeste gevallen is de bestuurder niet gebonden aan de voorwaarden die bij het "mits..." genoemd zijn. "Nee, tenzij... is sterker. Maar bij een negatief advies komt de relatie onder druk te staan. Wij adviseren dan ook om met de bestuurder te blijven onderhandelen over de inhoud van de adviesaanvraag tot dat de Ondernemingsraad er positief op kan reageren.
Mondeling advies in de overlegvergadering
De Wet op de Ondernemingsraden geeft de mogelijkheid om mondeling te adviseren in de overlegvergadering. In de regel wordt een advies schriftelijk gegeven. Echter, een advies uitbrengen is niet eenvoudig. Daarom is het verstandig om gebruik te maken van de volgende aanwijzingen:
- Geef aan op welke adviesaanvraag dit advies een antwoord is.
- Geef aan welke aanvullende informatie later is toegevoegd.
- Geef aan welke toetsingscriteria de OR heeft gehanteerd.
- Geef dan het advies. Doe dit in de vorm van "wij adviseren u het voorgenomen besluit wel/niet uit te voeren.
- Vraag om het besluit van de bestuurder naar aanleiding van het advies.
Tot slot
Een goed advies is een hele klus, ook het op papier zetten van kan menigeen hoofdbrekens opleveren. Mocht het de OR boven het hoofd groeien dan is externe hulp inroepen verstandig.
Training en advies
Bent u actief lid van een ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging? Bent u ondernemer en dient u een OR of PVT op te zetten binnen de organisatie? Wilt u advies en ondersteuning tijdens het zetten van deze nieuwe stappen. Wij organiseren trainingen en cursussen in relatie tot de OR en PVT. Partner Personeel en Organisatieadvies is gespecialiseerd in:
- advies bij het opzetten van een ondernemingsraad
- advies bij het opzetten van een PVT (personeelsvertegenwoordiging)
- training en cursus voor ondernemingsraden (OR)
- training en cursus voor de PVT
Partner Personeel en Organisatieadvies heeft jarenlange ervaring binnen de HRM wereld. Klanten kiezen voor ons vanwege onze ruime ervaring in het MKB, onze ervaring in OR en PVT land, een nuchtere aanpak en de samenwerking met betrouwbare partijen.
