Communicatiestijlen voor de or
Een ondernemingsraad bestaat uit mensen die allemaal een eigen stijl van communiceren hebben. De een houdt zich in, de ander uit zich meer. Iemand neemt ruimte terwijl een ander juist ruimte geeft. Welke stijlen zijn effectief en welke niet?
Een goede communicatie is cruciaal om de effectiviteit van de ondernemingsraad te vergroten. Je kunt beter leren samenwerken en communiceren met or-leden, bestuurder en achterban door te kijken naar communicatieverstoringen en de communicatiestijlen. We bespreken de verschillende stijlen waar je als or-lid gebruik van kan maken.
Het kan best zo zijn dat jouw bedoelingen heel anders overkomen
Als ondernemingsraadslid vertel je iets vanuit een bepaalde intentie. Je wilt bijvoorbeeld de bestuurder overtuigen of meekrijgen. Je gaat ervan uit dat de boodschap bij de ontvanger overkomt zoals jij haar bedoelt. Wat er vaak gebeurt is dat de ander jouw boodschap op zijn eigen manier interpreteert. Daar speelt ook non-verbaal gedrag en stemgebruik een belangrijke rol bij.
Het kan dus best zo zijn dat jouw bedoelingen heel anders overkomen. Als de één communiceert in een stijl waar de ander bepaalde associaties, gevoelens of allergieën bij heeft, dan komt de boodschap niet over. De kans is dan groot dat beiden elkaar ‘de schuld’ geven van de gebrekkige communicatie tussen hen.
Op dezelfde golflengte komen
Het onderkennen van je eigen stijl van communiceren (en die van anderen) is de basis om jouw communicatie beter af te stemmen op die van je gesprekspartner. Dit noemen we ‘wendbaar gedrag’ of ‘wendbaarheid’. Het stelt je in staat om mogelijke belemmeringen te voorzien en te voorkomen, en effectiever te communiceren.
Inzicht in je eigen communicatiestijl en in de communicatiestijlen van een ander, helpen je om sneller bij een ander op dezelfde golflengte te komen. Je kunt gebruik maken van het communicatiestijlenmodel van Merill & Reid (VS, 1981). Welke stijl (of stijlcombinatie) past het beste bij jou?
Ruimte geven en nemen
Het Communicatiestijlenmodel behandelt verschillende stijlen. De ene stijl is niet beter of slechter dan de andere, maar heeft er wel invloed op. Het model ziet de manier van communiceren van mensen vanuit twee invalshoeken.
De eerste invalshoek is die van de ruimte die iemand inneemt tijdens een gesprek. Zo zal het ene or-lid bijvoorbeeld regelmatig het initiatief nemen of veelvuldig aan het woord zijn, terwijl de ander zich meer afwachtend opstelt en meer ruimte laat aan anderen. Bij ruimte geven en nemen kun je bijvoorbeeld denken aan:
Ruimte geven
• Neemt tijd om tot conclusies te komen
• Stiltes laten vallen
• Laag spreektempo
• Zachtere toon
• Vraagt naar mening van anderen
Ruimte nemen
• Geeft snel een mening
• Reageert snel
• Spreekt over ‘ik’
• Hoog spreektempo
• Luidere stem
Uiting geven aan gevoelens
De tweede invalshoek is de mate waarin iemand uiting geeft aan gevoelens. Bij het ene or-lid zijn gevoelens non-verbaal duidelijk zichtbaar, terwijl die bij de ander minder goed van het gezicht af te lezen zijn. Daarnaast is de één gewend om vooral te praten in feitelijkheden, terwijl de ander veel meer over beleving en verbondenheid communiceert. Bij deze invalshoek kun je denken aan:
Inhouden
• Praat over feiten
• Taakgericht
• Weinig gebaren
• Weinig gelaatsuitdrukking
• Opmerkingen over tijd en procedure
Uiten
• Praat over beleving en gevoelens
• Relatiegericht
• Veel gebaren
• Veel verschillende gelaatsuitdrukkingen
• Opmerkingen gericht op onderling contact of de relatie
Model
Als we deze beide invalshoeken combineren ontstaat er een model met vier kwadranten. Daarin staan vier hoofdstijlen:
1. beschouwende stijl (een combinatie van inhouden en ruimte geven);
2. directieve stijl (een combinatie van inhouden en ruimte nemen);
3. coöperatieve stijl (een combinatie van uiten en ruimte geven);
4. expressieve stijl (een combinatie van uiten en ruimte nemen).
Iedere stijl staat voor een eigen manier van communiceren. Per kwadrant zijn de stijlen in het model hieronder toegelicht. Waar passen jij en de andere or-leden in? De stijlen kunnen we als volgt omschrijven:
Wendbaarheid
Met het ene or-lid kun je gemakkelijker contact maken dan met het ander. Waar je soms aan een half woord genoeg hebt, verloopt het bij een ander moeizamer en minder vanzelfsprekend. Een goede samenwerking binnen de ondernemingsraad hangt voor een groot deel af van de mate waarin jij en je gesprekspartner(s) in staat zijn om tegemoet te komen aan elkaars behoeften.
Concreet betekent dit dat je in staat moet zijn om jouw communicatiestijl, daar waar wenselijk, aan te passen aan de stijl van de ander. Dit aanpassen noemen we ‘wendbaarheid’. Dit betekent niet dat je jouw eigen stijl moet verliezen. Het betekent wel dat je vanuit jouw natuurlijke stijl van communiceren in staat bent om je gedrag aan te passen als dit nodig is.
Voor de een betekent dat: meer doen dan hij van nature zou doen (bijvoorbeeld meer ruimte nemen of meer uiten). Voor de ander is het juist minder doen (minder ruimte nemen, minder uiten).
Actief luisteren
Wendbaar zijn betekent vooral: aandacht hebben voor je gesprekspartner. Dus niet alleen maar reageren vanuit je eigen stijl, maar laat merken dat je luistert en voortbouwt op de ideeën van de ander. Sta open voor wat er op tafel komt en wees in staat meerwaarde te halen uit de samenwerking.
Een belangrijke vaardigheid om dit te bereiken is het actief luisteren. Bij actief luisteren gaat de luisteraar expliciet na of hij de boodschap (inhoud én gevoel) van de spreker begrepen heeft. Het doel van actief luisteren is wederzijds contact te verbeteren.
Er zijn situaties waarin je ervoor kunt kiezen om niet wendbaar te zijn. Soms is het plezierig om vanuit je eigen stijl te reageren. Vergeet ook niet dat wendbaarheid betrekking heeft op de manier van communiceren en niet op de inhoud. Je kunt het dus oneens zijn met de bestuurder terwijl de communicatie goed verloopt.
Opzetten PVT of OR
Moet binnen uw organisatie een ondernemingsraad worden opgezet? Graag benutten wij onze ervaring en kennis om u daarbij de juiste begeleiding te bieden.
> Zie ook: Opzetten ondernemingsraad
Voor leden van de PVT zonder ervaring is het vaak moeilijk om de personeelsvertegenwoordiging op te starten. Partner Personeel & Organisatieadvies kan u van dienst zijn door PVT-leden de juiste begeleiding te bieden.
> Zie ook: Opzetten Personeelsvertegenwoordiging
Training/Cursus OR en PVT
Wij verzorgen trainingen en cursus voor leden van de ondernemingsraad of de personeelsvertegenwoordiging.
Training OR & PVT
Voor leden van de ondernemingsraad en de personeelsvertegenwoordiging organiseren wij training en cursussen. Inmiddels hebben wij meer dan 15 jaar ervaring in het begeleiden van organisaties. Onderwerpen die aan de orde kunnen komen:
- Individuele verwachtingen van leden van de OR en PVT;
- Achtergrond van de OR/PVT en de verwachtingen van buitenaf;
- Wie zitten er in de OR/PVT en hoe kunnen leden elkaar zo goed mogelijk aanvullen;
- Adviesrecht;
- Instemmingsrecht;
- Opzet concreet werkplan.
> Zie ook: Training en cursus voor OR.
